Google docs voor overdrachtsformulieren

Werk je in het basisonderwijs samen met een andere leraar met dezelfde klas? Dan vermoed ik dat je iets doet qua overdracht. Vaak op papier, elke week of dag een formulier invullen over wat er is gebeurd, welke afspraken je gemaakt hebt en wat er opviel aan een leerling.

Uitpuilende mailbox en doolhof aan kleuren
Probeer je dit formulier dan te digitaliseren, in Microsoft Word, dan wordt het een wirwar aan kleuren. Elke leraar een eigen kleur, stukken in zwart omdat de kleur vergeten is en onduidelijkheid. Mailboxen raken overvol van elke keer dat heen en weer emaillen van die formulieren. Of tegelijkertijd willen werken aan hetzelfde document op de gedeelde schijf en dan een foutmelding krijgen. Dit werkt ook al niet.

Wat dan?
Eigenlijk is er iets nodig waarin jullie als team tegelijkertijd kunnen werken, waar het online staat opgeslagen en iedereen dus bij kan en waar automatisch duidelijk word wie wat heeft geschreven. Een tool voor juffen en meesters, speciaal hiervoor ontwikkeld.

Bestaat dit dan?
Nee, jammer genoeg is zoiets niet ontwikkeld. Dit zou echt een gat in de markt zijn aangezien veel meesters en juffen overdrachtsformulieren gebruiken. En digitaal gaat dat toch een stuk sneller en makkelijker. Neem contact met me op als je hieraan samen wilt werken om dit te ontwikkelen.

Maar nu
Nu is er Google Docs. Hiermee kan je mappen en bestanden delen met iedereen die een Google account heeft. Het werkt in de browser dus je hoeft niets te installeren (geen gedoe met die ICT’er die nooit tijd heeft dus) en is gratis.

Voorbereiding
Je maakt een map, speciaal voor de formulieren, aan en die deel je met je collega’s. Deze moeten hiervoor een Google account hebben. In deze map zet je het format meer. Dit is dus een word-document met daarin alle onderwerpen die aanbod komen in jullie overdrachtsformulier. Als je deze al op je computer hebt staan kan je die in Google Docs kopiëren. Dan kopieer je dit bestand net zo vaak als dat er weken in het schooljaar zitten, of voor hoelang je het wilt uitproberen. nummer de bestanden goed, zodat je weet welk document bij welke week hoort. Op deze manier heb je voor elke week een overdrachtsformulier klaar staan die je op elk moment van de week kan gebruiken.

Gebruik
Als je het dan echt gaat gebruiken moet je na het openen van het document in Google Docs er voor zorgen dat je “Editing” veranderd in “suggesting” zoals je hieronder kan zien. Op die manier worden de kleuren toegevoegd aan de toegevoegde tekst. Daarna kan je meteen beginnen met typen.

Google docs1 Google docs2

Hieronder zie je hoe het er dan uitziet als je tekst toevoegt.

Schermafdruk 2015-09-15 20.36.53

Geen zorgen
Je hoeft je nooit meer zorgen te maken over opslaan of doorsturen. De documenten worden automatisch opgeslagen en je collega’s kunnen live je tekst zien. Jullie beschikken dus altijd tot de meest actuele informatie. De teksten van je collega’s worden in verschillende kleuren weergegeven.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s